Икс-ком уже перешел на электронный документооборот, а вы?

В XXI веке бумажные документы безнадежно устарели: пора внедрять электронный документооборот или ЭДО. Как передовая компания, «Икс-ком» уже перешла на ЭДО. Благодаря этому нашим партнерам стало удобнее с нами работать.

Электронный документооборот — это движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам и имеют юридическую силу, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и направлены через оператора электронного документооборота.

Чем электронные документы лучше бумажных? Рассмотрим основные преимущества ЭДО.

Экономия времени: сформировать и обработать документ можно за пару минут

Систему электронного документооборота можно подключить к 1С и другим учетным системам. Благодаря этому можно отправить сформированные документы своим контрагентам буквально по одному клику мышки. Полученные документы автоматически загружаются в учетную систему. Их остается только провести, это действие тоже укладывается в пару кликов.

Как показали исследования CNews Analytics, главным преимуществом систем электронного документооборота по мнению руководителей организаций стало сокращение затрачиваемого сотрудниками времени (за этот пункт проголосовало 94 % респондентов), оптимизация бизнес-процессов (84 %) и повышение качества работы сотрудников (81 %).

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными, их удобно хранить, искать и предоставлять по требованию органов Федеральной налоговой службы. Для обмена электронными документами может использоваться учетная система или простая веб-версия, работающая с любого компьютера.

Подписанный оригинал всегда остается у вас

Сбор подписанных документов уходит в прошлое. Когда клиент подписывает электронный документ, отправитель прямо в сервисе видит, что документ подписан и готов к представлению в Федеральную налоговую службу.

Не требуется менять бизнес-процессы

При подключении к ЭДО не требуется менять структуру компании или переобучать сотрудников. Работников, связанных с документооборотом, можно подключить к ЭДО буквально за один день.

Обучить сотрудников работе с электронным документооборотом не составит труда. Большинство специалистов, так или иначе связанных с документами, смогут самостоятельно разобраться со всеми нововведениями, если они знакомы с компьютером хотя бы на уровне работы с офисными программами. В ином случае их можно отправить на курсы повышения квалификации.

Исключение неумышленных ошибок

При работе с ЭДО из рабочего процесса практически полностью исключается так называемый «человеческий фактор». В отличие от бумажного документооборота ЭДО позволяет исключить случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах.